Меню

Информационные ресурсы Магаданской области
Размер шрифта
A A A
Цвет сайта
Ц
Ц
Изображения

Основные требования к составлению номенклатуры дел организации

27.04.2021 17:21
3

Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве учреждения, организации, органа исполнительной власти (далее – организация) с указанием сроков их хранения, оформленный по установленной форме.

Государственный архив Магаданской области в целях качественного комплектования делами постоянного срока хранения контролирует и оказывает методическую помощь организациям области в составлении номенклатур дел.

Ответственность за составление номенклатуры дел организации возлагается на службу делопроизводства (ответственного, назначенного руководителем), в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя.

Номенклатура дел должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

  • охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
  • конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
  • раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения.

Требования к составлению номенклатуры дел должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству организации.

При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Следовательно, место каждого документа заранее предопределено и поиск его не будет вызывать, никаких затруднений.

Номенклатура дел имеет следующие графы: индекс дела, заголовок дела, количество дел, срок хранения дела и № статей по перечню, примечание.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в процессе деятельности организации, отражающие все документируемые участки. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других учреждений и лиц.

В связи с созданием «централизованных бухгалтерий», «централизованных кадровых служб» и передачей полномочий организациями, органами исполнительной власти Магаданской области по осуществлению кадрового учета, бухгалтерского учета, налоговой, статистической отчетности разъясняем следующее.

Действующее законодательство Российской Федерации в области делопроизводства, а также сложившаяся на территории Магаданской области практика работы с «централизованными бухгалтериями и кадровыми службами» показывает, что документы, связанные с бухгалтерским учетом, кадровым обеспечением, передаются организациями на депозитарное  (временное) хранение и по истечении отчетного периода, (финансового или делопроизводственного года), подлежат возврату в соответствующую организацию.

В номенклатуры дел организаций обязательно включаются разделы: бухгалтерский, статистический учет и отчетность, кадровое обеспечение.

Организации несут ответственность за сохранность данных дел и будут передавать дела постоянного срока хранения в госархив Магаданской области для пополнения соответствующих фондов.

Сроки хранения в номенклатуре дел устанавливаются по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236) и ведомственным перечням.

Номенклатура дел согласовывается с архивным агентством департамента  административных органов Магаданской области не реже одного раза в пять лет. В случае коренных изменений функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.


Дата публикации: 28.04.2021